¿Qué es Bussines Intelligence? (BI)

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Al igual que los ojos son la ventana del alma, la inteligencia de negocios lo es a dinámicas de un negocio. La inteligencia de negocios (Business Intelligence, BI por sus siglas en inglés) es un conjunto de tecnologías y procesos que permiten a personas de todos los niveles en una organización, interactuar y analizar información para administrar el negocio, mejorar el rendimiento, descubrir oportunidades y operar eficientemente.

Si bien BI no les dice a los usuarios qué hacer o qué sucederá si toman una decisión determinada, tampoco BI solo trata de generar informes. Por el contrario, BI ofrece una manera para que las personas exploren los datos, comprendan las tendencias y obtengan información.

Características del BI

Este conjunto de herramientas y metodologías tienen en común las siguientes características:

Accesibilidad a la información. Los datos son la fuente principal de este concepto. Lo primero que deben garantizar este tipo de herramientas y técnicas será el acceso de los usuarios a los datos independientemente de la procedencia de estos.

Apoyo en la toma de decisiones. Se busca ir más allá en la presentación de la información, de manera que los usuarios tengan acceso a herramientas de análisis que les permitan seleccionar y manipular sólo aquellos datos que les interese.

Orientación al usuario final. Se busca independencia entre los conocimientos técnicos de los usuarios y su capacidad para utilizar estas herramientas.

Factores clave de éxito

La vida o el periodo de éxito de un proyecto de inteligencia de negocios dependerá únicamente de la aceptación de su uso en beneficio de la empresa; si esta empresa es capaz de incrementar su nivel financiero-administrativo y sus decisiones mejoran el desarrollo de la empresa, el proyecto de inteligencia de negocios seguirá presente por mucho tiempo, en caso contrario será sustituido por otro que aporte mejores y resultados más precisos.

Según Ralph Kimball (autor de varios best sellers sobre inteligencia de negocio), los tres factores clave de éxito para que la implantación BI sea impecable y por tanto, que han de tenerse controlados, son:

Adopción

Todos los miembros de la organización desde la cúspide hasta la base han de adoptar el uso del BI. Para ello se debe empezar por el patrocinio por parte de usuarios clave y directivos; ya que ni el mejor ni el más atractivo software de Business Intelligence es capaz de superar la falta de patrocinio entre los mandos.

Aunque es estrictamente necesario que la totalidad de la empresa comprenda y abrace el cambio (más aún los órganos directivos), el patrocinio va más allá de esa comprensión o inclinación. El patrocinio es fundamentalmente, adoptar y usar la herramienta, comunicando su potencial y beneficios.

Demanda

El segundo gran factor de éxito es conocer el nivel de necesidad del Business Intelligence en la organización. Aparte de un objetivo o necesidad de negocio, es recomendable explorar otros posibles beneficios de los cuales sacar ventaja.

Del mismo modo, aunque es común empezar por áreas ligadas a la toma de decisiones corporativa (Gerencia) o de ventas (Comercial), dependiendo del negocio, el BI puede aportar una ventaja competitiva en otros departamentos. Viendo ese beneficio diferencial será más fácil la adopción a nivel de toda la organización. Podemos ver ejemplos en el empleo de la inteligencia de negocios para el área de compras en una empresa industrial o relacionado con marketing en una empresa de servicios.

Datos

El último factor de éxito clave es la disponibilidad de datos de calidad, que por el momento, la empresa no está utilizando. Este tercer punto es condición sine qua non, ya que no tener suficiente cantidad de datos “limpios” invalida los dos anteriores factores; por lo que los ejecutivos han de asegurarse de que

La inteligencia de negocios solamente puede proporcionar valor agregado cuando es manejada con eficacia por las personas. Existe una correlación entre uso efectivo de la inteligencia de negocios y el desempeño de una compañía. Sin embargo, un mejor acceso a la información no afecta necesariamente el desempeño; la diferencia está en qué información se obtiene y qué se hace con esa información.

La inteligencia de negocios para administración y control, en su sentido más básico, proporciona información relevante a los directivos para saber qué sucede en la compañía, analizando por qué las métricas están fuera de la meta, investigando detalles subyacentes y así, poder tomar medidas para mejorar la situación.

En cambio, el BI operativo difiere mucho del BI para propósitos de administración y control, tanto en nivel de detalle requerido como puntualidad de la información. El BI operativa puede involucrar acceso a un sistema de transacción directamente o a través de un almacén de información, actualizado cerca de tiempo real, muchas veces durante el día. La inteligencia de negocios para propósitos de administración y control, también puede estar cerca del tiempo real, pero basada en información histórica, consolidada de forma semanal o mensual.

Mejores prácticas para una inteligencia de negocios exitosa

Mejores Prácticas de Estrategia

La arquitectura de información es el aspecto técnico más importante de la iniciativa de inteligencia de negocios. Si se fracasa en construir una arquitectura de información flexible, con calidad de información consistente, puntual, entonces la iniciativa BI fracasará. Por tal motivo, algunas veces se requiere evidenciar información inconsistente para lograr que los usuarios entiendan la importancia de la calidad y así empoderarse de un problema que se extiende más allá de la inteligencia de negocios, llegando hasta el sistema fuente o incluso, hasta la estructura que gobierna la información de la compañía.

  • Contar con el apoyo ejecutivo para asegurar que BI se filtre en todos los niveles organizacionales, proporcionando ventaja competitiva y valor agregado.
  • Alinear la estrategia BI con las metas del negocio y asegurar que el equipo implementador y el personal de negocio trabajen conjuntamente.
  • Organizar equipos BI con expertos de negocio, para construir una solución centrada en la empresa.
    Acordar definiciones organizacionales consistentes.
  • Revisar las estructuras organizativas para determinar quién es dueño de la información y pueda garantizar su integridad.
  • Empezar con una base sólida de información y añadirla incremental y continuamente para mejorar calidad, extensión y puntualidad.
  • Asegurarse que los sistemas fuente capturen lo que se quiere reportar y analizar.
  • Entender el papel de los procesos operativos para garantizar la calidad de información y el grado en que los sistemas de transacción pueden dificultar la calidad de información.
  • Utilizar procesos de desarrollo ágiles, para llevar las capacidades y mejoras BI al ritmo del cambio, en proporción con el ritmo del negocio.
  • Descubrir la relevancia de BI para cada trabajador en la compañía, al igual que clientes y proveedores.
  • Elegir herramientas BI apropiadas que satisfagan las necesidades del usuario y negocio, dentro de los estándares tecnológicos modernos.
  • Medir el éxito de múltiples maneras, utilizando medidas objetivas cuando estén disponibles y reconociendo la importancia de beneficios que no pueden ser cuantificados inmediatamente.
  • Hay muchos otros secretos, tales como fomentar una cultura alentando la toma de decisiones basadas en hechos y desalentar la acumulación de información, publicitar éxitos propios y desempeño, así como presentar información visualmente.

Mejores Prácticas de Visualización

Las herramientas de inteligencia de negocios facilitan el diseño de visualizaciones para crear Tableros de Control o Dashboards, que sirven de base para la presentación, análisis y consumo de los diferentes indicadores de gestión.

Una aplicación podría contener muchas hojas, divididas en distintas secciones y un montón de datos desconectados entre sí. Sin embargo, un buen diseño visual es fundamental para una correcta toma de decisiones. Una excelente práctica de Business Intelligence se puede resumir en tres palabras: Dashboard, Analysis, and Report (DAR).

Este concepto planteado por Qlik®, se define como “un concepto de jerarquía en exploración de información, donde primero se muestra la información de forma resumida o en Dashboard, luego se pasa a Analizar datos específicos de la misma información, y por último se muestran datos en detalle con Reportes.”

 

Tablero de Control o Dashboard

Muestra sólo la información más importante y tiene la menor cantidad de interactividad (clics). Ayuda a los usuarios a descubrir circunstancias que ameriten su atención, especialmente si sólo tienen contados minutos para obtener el estado general de su negocio. Ellos pueden verificar si las cosas están funcionando o no. Es un como un punto de partida para tener una idea de lo que está sucediendo y luego dirigirse a otras partes de la aplicación en función de lo que han descubierto.

El contenido del tablero debe organizarse de manera tal que refleje la naturaleza de la información y que respalde una monitorización eficiente y significativa, así:

  • Manteniendo la información de alto nivel.
  • Usando algunos pocos indicadores (no más de 20)
  • Ubicando algunos filtros principales, pero no muchos
  • Distribuyendo los elementos de tal forma que se ajuste a los tamaños de las pantallas de visualización (desktop, móvil, etc.)
  • Utilizando la información en forma jerárquica, para que su lectura sea simple. La información más importante debe destacarse (ubicación/tamaño/forma/color).

 

 Análisis

Las páginas de análisis son más interactivas, ayudan a los usuarios a explorar sus datos y a encontrar respuestas a las preguntas que pueden haberse formado en el Tablero de Control o Dashboard. En el análisis es donde se dedica más tiempo e interactuar con la aplicación para llegar a un nivel más profundo en la exploración de los datos.

 

Reporte

La página de reporte brinda la información más detallada, con muchos datos tabulares y que en última instancia conducen a una acción. Es donde un usuario puede pasar mucho tiempo clasificando y filtrando a través de los detalles. Esta es una gran parte de la fase cognitiva de la percepción.

Escrito por:
Julian Rodriguez 
William Peña 



Referencias
- DASHBOARD, ANALYSIS, REPORTING (DAR) Qlik Technical Brief; Qlik November 2013
- The Datawarehouse ToolKit – The Definitive Guide to Dimensional Modeling; Ralph Kimball-Margy Ross. 3rd Edition
- Business Intelligence - Estrategias para una Implementación Exitosa; Cindi Howson.
- What is BI? Business intelligence strategies and solutions; Mary K. Pratt
- A Guide to Creating Dashboards People Love to Use; Juice Analytics; November 2009
- Modelo DAR (Dashboard, Analysis & Report): La Clave para la Exploración e Interpretación de los Datos; Sergi Almacellas
- Imágenes http://demo.qlik.com; Hospital Readmissions

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